請求書を電子化するメリットとデメリット【無料の体験版から始めよう】

請求書を電子化するとは【基礎知識】

ワードやエクセルで請求書をつくり、それを請求先に電子メールで送信し、請求先がそれを受理して経理処理が完了すれば、「電子請求書」と呼ぶことができます。ただ、それでは電子化のメリットをあまり得られません。
この記事で紹介するのは、電子請求書のシステムです。

電子請求書システムには、クラウドの仕組みを使う方法と、ソフトを購入する方法があります。どちらも請求書を、コンピュータとインターネットを使って作成、管理、送信、受信します。
電子請求書には次のような特徴があります。

• 請求書の発行と受け取りを、パソコン操作だけで行なえる
• 請求書のデータがコンピュータ内に保存されているのでいつでも取り出すことができる
• 紙を使わない

このような特徴が、企業に多くのメリットをもたらします。

紙の請求書のデメリット

改めてですが、紙の請求書は以下のようなデメリット・トラブルが挙げられます

• 紛失や誤郵送などの人為的なミス
• 請求書の管理においての煩雑さ
• 切手、封筒などの諸経費や作成する人の人件費などのコスト面
• 法的な側面で、請求書の保存義務期間は7年と定められており、紙媒体での保存はコスト面、や効率化において課題になっています。

電子帳簿法について

平成17年のe文書法施行に伴い電子帳簿法が改正され、原本が紙の国税関係書類についても、一定の要件の下でスキャナを使用して作成した電子データにより保存することができるようになりました。

"電子帳簿法とは"
国税庁HPより

"e文書法とは"
ウィキペディアより

請求書の電子化のメリット

請求書を電子化すると、次のようなメリットが期待できます。

• 請求書の送信側企業（請求書を発行する企業）の業務を効率化できる
• 請求書の受信側企業（請求書を受け取る企業）の業務を効率化できる
• トータルコストを削減できる
• 紙の請求書を保管するスペースが要らなくなる
• ソフトとシステムを連携できる

また、「属人化の解消」「業務フローの標準化」「業務の見える化」なども挙げられます。
1つずつみていきましょう。

請求書の送信側企業の業務を効率化できる

請求書の送信側企業（請求書を発行する企業）は、パソコン内で請求書を作成し、それを電子メール感覚で請求先企業（受信側企業）に送信するだけなので、業務が効率化されます。

また、パソコンで請求書を作成するので、ミスが減ります。例えば、一度、請求先企業のデータを正しく入力すれば、そのデータを使い続けることになるので、請求書への誤記入がなくなります。

また、これは送信側企業と受信側企業の双方のメリットになりますが、電子請求書は、データを消去しなければ紛失しません。電子請求書を作成したり受信したりすればクラウド上にデータが残り続けるからです。
紙の請求書が紛失して困った経験がある経営者や経理担当者、営業担当者は、電子化のメリットをすぐに実感できるはずです。

電子請求書なら、上司の承認もパソコン上で行なえます。
電子請求書のシステムには、請求書の送信や受信のアラート機能がついているので、送り忘れも受け取り忘れも防止できます。

請求書の受信側企業の業務を効率化できる

請求書の受信側企業（請求書を受け取る企業）が電子請求書を導入すれば、電子メール感覚で請求書を受信して、そのままパソコン上で管理、処理できます。したがって、受信側企業の請求書業務も効率的になります。
また、請求書のフォーマットが統一されるので、管理や閲覧が楽になります。

受信側企業が電子請求書を導入すれば、送信側企業に請求書のフォーマットの変更を依頼することになりますが、その移行はとても簡単なので送信側企業に大きな負担をかけることはありません。むしろ、送信側企業も請求書発行業務を簡素化できるので、喜ばれるはずです。

トータルコストを削減できる

電子請求書のシステムを導入すると、初期費用と月々の料金を支払わなければならないので、コストが発生します。
しかし電子化によって請求書関連業務が効率化され、人件費やミスが減れば、トータルコストは削減されます。

また、紙の請求書を印刷するコストや、郵送コストがなくなるので、これもコストを押し下げます。

紙の請求書を保管するスペースが要らなくなる

電子請求書なら、大量の請求書データをクラウド上に保管することができます。クラウドを動かしているサーバは、電子請求書サービス会社が管理しているので、電子請求書のユーザー企業がサーバを持つ必要はありません。

そして紙の請求書がなくなれば、それを保管するファイルもキャビネットも、キャビネットを置くスペースも要らなくなります。事務所を有効活用することができるので、これも広い意味でコスト削減になるでしょう。

ソフトとシステムを連携できる

企業で、すでに会計ソフトを導入している場合、電子請求書のシステムと連携させることが可能です。
クラウドで請求書データと会計ソフトを連携させれば、請求データを売上データに結びつけることができます。
加えて、請求書を発行すると同時に帳簿へ入力され、入力の手間を減らせます。

これらは、紙媒体から伝写する際の入力ミスを無くし、またクラウド管理のため、請求の相違もない。
ワンクリックで、手間掛からず、簡単にデータを会計ソフトにインポートできるメリットがあります。

これらはほんの一例ですが、このような連携・メリットがあります。

請求書の電子化のデメリット

請求書の電子化には、次のようなデメリットがあります。

• 視認性が落ちる
• 情報漏洩のリスクがあり
• 管理方法が変わる
• 取引先企業のシステム体制やIT環境が整備されている必要がある

紙の請求書に慣れている人は、パソコン画面で請求書を見ることに違和感を持つかもしれません。
1枚の請求書の全体を瞬時に見るという視認性では、紙のほうが上回っているかもしれません。
電子請求書はインターネットやクラウドを使うので、情報漏洩のリスクがゼロではありません。

請求書を紙から電子に移行すると、管理方法が変わります。経理担当者は、移行当初はとまどうかもしれません。
ただ、上述のメリットを踏まえると、その恩恵のほうが大きいと思います。

電子請求書は、送信側企業と受信側企業の双方が、システム体制やIT環境を整えていなければなりません。

電子請求書システム「e-メイサイプロ」について

電子請求書システムとして、株式会社シスプロの「e-メイサイプロ」を紹介します。

e-メイサイプロとは

e-メイサイプロの電子請求書システムは「クラウドを使った一括管理システム」です。

クラウドなので、ユーザー企業は自社にサーバを置く必要がありません。そしてユーザー企業は、システム（e-メイサイプロ）を管理する必要すらありません。
ユーザー企業が求める機能は、すべてシスプロが用意いたします。

導入のメリット

e-メイサイプロには次のような特徴があります。
これらの特徴により、請求書発行業務と受け取り業務が効率化し、経理部門などの生産性を向上させます。

体験版でお試しを

「請求書を電子化したい」けど「コストが気になる」という方は、e-メイサイプロの無料体験版を試してみてください。

e-メイサイプロの初期費用は15万円ですが、キャンペーン期間中は5万円になります。
月額利用料は、発行100通まで15,000円で、101～1,000通は1通増えるごとに60円かかります。1,001通以上は1通50円です。

セキュリティ対策も万全です

請求書だけでなく、すべての業務の電子化にはセキュリティ・リスクがつきまといますが、e-メイサイプロでは、次のような対策を講じています。

• 国内のデータセンター
• 24時間監視
• ファイアウォール
• バックアップ
• 常時SSL対応

株式会社シスプロとは

e-メイサイプロを運営しているのは、大阪市に本社を置く株式会社 シスプロです。
当社は、システム企画、マーケティング企画、情報システム企画、システムインテグレーション、B2B（企業間電子消費取引）プラットフォーム運営などを得意とする会社です。

電子請求書を無料体験版で実感してみてください【まとめ】

請求書を一度電子化すると、「もう二度と紙の請求書をつくりたくない・受け取りたくない」と思うはずです。
それは、電子請求書が保存、管理、効率化、生産性の面で優れているからです。
e-メイサイプロの無料体験版で、ぜひ電子請求書の利便性を実感してみてください。