【徹底解説】請求書の電子化サービス／システムについて
近年、請求書を電子化し、売掛処理や買掛処理などの経理処理を効率化するサービスが注目されていますが、そもそも、「請求書を電子化するサービス(システム)」とは、どんなものなのでしょうか？
目 次
サービス／システムについて概要
請求書の電子化システムは、「電子化の方法」「データの受け渡し方法」「電子化後の処理方法」という3つの要素から構成されていると言えます。
電子化の方法
ひと言に請求書の電子化と言っても、複数の方法が存在します。
- ① 紙の請求書を機械で読み取って電子データにする方法
- ② コンピュータシステムから請求書データを出力する方法
- ③ コンピュータシステムから請求データを出力する方法
データの受け渡し方法
また、データの受け渡し方法も、複数の方法があります。
- ① メールの添付ファイル
- ② 特定の場所へ送付
- ③ 電子データ交換
電子化後の処理方法
請求書データをやり取りした後は、経理処理が必要です。
具体的には、受け取った請求書データを会計システムの中の買掛システムに入力することです。
買掛システムは、取引先別の支払い状況を管理するシステムです。入力方法には以下の2つがあります。
- ① 手入力で処理
- ② 自動処理
請求書電子化の法的な整備について
請求書を電子化して効率化するためには、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」という法律の規制に注意しなくてはなりません。
その背景や、具体的な規制内容についてみていきましょう。
請求書電子化に関連する法律の規制内容
では、請求書を電子化し、業務を効率化する場合にどんな規制内容があるのか、簡潔にその規制のポイントを見ていきましょう。
電子帳簿保存法への対応について
この法律は、1998年にスタートした、国税関係書類の電子データ保存に関する、最初の法律です。
この法律は、当初、会計システムなどから出力された電子データを紙の代わりとして保存することを認めるものでしたが、その後、何度も改正され、電子化の規制が急速に緩和されています。
e-文書法への対応について
この法律も電子帳簿保存法と並んで書類の電子化を認める法律として、平成27(2005)年に施行されました。
電子帳簿保存法と混同されることがありますが、電子帳簿保存法と違いは、民法や商法など、個別の法律に基づいて紙の保存が義務付けられてきた全ての文書が対象になっています。
さらに、文書の電子化については各法律を所管する省庁からの省令にもとづいて決まっています。
請求書電子化に関する法的な整備についての詳細は、
こちらの”【徹底解説】請求書電子化、関連する法律や注意点”をご覧ください
請求書電子化のサービス／システムの構築方法について
タイプで見る、請求書電子化のシステム
請求書を電子化して、売掛・買掛管理を効率化するシステムには、取引先の社数やデータ入力・消込や督促などの機能を付加するかどうかによって、大きく以下の3つのタイプに分類できます。
タイプ①小規模で手軽に運用したい
取引先が数十社程度で、月次でまとめるだけでなく、随時発行も出来、比較的手軽に利用できるシステムです。
これらのニーズを満たすシステムとしては、「イーメイサイプロ」や「Misoca」「MFクラウド請求書」「freee」などのシステムがあります。
タイプ②大規模で色々な方法で請求書を発行したい
取引先が100社を超える場合、紙ベースでの発行でないといけない企業や電子メールの添付ファイルでもOKな企業、あるいは請求データを電子データのみで受け取りたい企業など、取引先のニーズも多様化してきます。
これらのニーズを満たすシステムとしては、「楽楽明細」や「MakeLeaps」などのシステムがあります。
タイプ③データ入力や消込、督促まで自動化したい
請求書の電子化だけでなく、銀行からの入金データの取り込みや、期日までに未入金企業への督促などの債権管理まで、スムーズに出来るシステムです。
これらのニーズを満たすシステムとしては、「BtoBプラットフォーム」や「請求管理ロボ」やなどのシステムがあります。
導入におけるポイント
- 自社の目的に合うシステムか？
請求書の電子化サービスは、近年多様化、高度化しており、魅力的なサービス増えていますが、まず自社の現状や目的を明確にしたうえで導入を検討すべきです。
検討ポイントとしては、「企業の経営スタイル」や「取引会社数」、「事務処理をどの程度まで効率化したいか」などによって、様々な選択肢があります。単に多機能なだけのサービスでは、コストパフォーマンスに欠けます。
- 多様なデータ処理ニーズに対応できるか？
請求書が電子化できると、関連する事務システムへのデータ共有が可能になります。普通、紙の請求書を受け取った場合には、買掛システム等への手入力が必要になりますが、それをデータで受け取ることが出来れば、手入力が不要になります。さらに、銀行の入金データ等を共有できれば、残高や再請求、督促など、次のアクションが行いやすくなります。
データ共有の方法には、「CSVデータで受け取る方法」と、システム同士で自動的にデータを共有する「API方式」があります。
- 既存業務との改善にも関係
最近の請求書電子化サービスでは、単に請求書を電子化するだけでなく、請求書データの「確認」や「承認」、「決済」などの業務もシステム上で可能になります。さらに、それらの業務がインターネット上で可能になれば、「上司が出張していて決済がもらえない」などの問題も解決できます。
現状の業務フローを無理にシステム化しては、無理が生じてかえって非効率になりますが、サービスを導入することによって、既存の業務の改善も可能になります。
請求書電子化のメリット
請求書を電子化すると、次のような多くのメリットが期待できます。
- 請求書を送る企業の業務を効率化できる
- 請求書を受け取る企業の業務も効率化できる
- 請求書の発行側と受取り側企業の双方のメリット
- 業務フローそのものを効率化
- 大幅なコスト削減ができる
- 他システムとの連携で更に効率化
請求書電子化のメリットについては、
こちらの”請求書を電子化するメリットとデメリット【無料の体験版から始めよう】”をご覧ください
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ウェブ請求書システム／イーメイサイプロについて
最近、請求書を電子化して業務を効率化できるサービスとして、株式会社シスプロが提供する、インターネット(Web)を活用した「イーメイサイプロ」というサービスが注目されています。
イーメイサイプロとは
イーメイサイプロの電子請求書システムは「クラウドを使った一括管理システム」です。
クラウドなので、ユーザー企業は自社にサーバを置く必要がありません。そしてユーザー企業は、システム（イーメイサイプロ）を管理する必要すらありません。
ユーザー企業が求める機能は、すべてシスプロが用意いたします。
イーメイサイプロが属するタイプは
イーメイサイプロは、「タイプで見る、請求書電子化のシステム」の章でご紹介したサービスのタイプのうち、
「タイプ①小規模で手軽に運用したい」というニーズに対応したサービスです。
導入のメリット
イーメイサイプロには次のような特徴があります。
これらの特徴により、請求書発行業務と受け取り業務が効率化し、経理部門などの生産性を向上させます。
- CSVで複数の取引先企業を一括登録できますのでスピーディーに導入できます。
- タイムラグなく請求書を受け取ることができるため、月次決算が迅速化、省力化します。
- 受け取る請求書のフォーマットが統一されるため、経理担当者の視認性が格段に向上します。
- 請求書の「承認」・「否認」などの決済業務もオンライン上で行なえるので、経営者や経理部長の貴重な時間を節約できます。
- すべての請求書がデータ化され、クラウド上に保管されるので、事実上、紛失しません。
- データ化しているので、過去の請求書を簡単に取り出して、確認することができます。
- 請求書データはクラウド上にあり、そのクラウドを動かしているサーバは当社シスプロが管理しているので、イーメイサイプロを導入した企業は、保管キャビネットもサーバも持たなくてよくなります。
体験版でお試しを
「請求書を電子化したい！」けど「コストが気になる！」という方は、まず、イーメイサイプロの無料体験版をお試しください。
イーメイサイプロの初期費用は15万円ですが、キャンペーン期間中は5万円になります。
月額利用料は、発行100通まで15,000円で、101～1,000通は1通増えるごとに60円かかります。1,001通以上は1通50円です。
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株式会社シスプロとは
イーメイサイプロを運営しているのは、大阪市に本社を置く株式会社 シスプロです。
当社は、システム企画、マーケティング企画、情報システム企画、システムインテグレーション、B2B（企業間電子消費取引）プラットフォーム運営などを得意とする会社です。